Una de las cosas que está cambiando como la forma de hacer negocios sigue evolucionando es la reunión de negocios. Solía ser que cuando alguien quería tener una reunión, se distribuyó una nota, una sala de reunión se reservó y se llevó a cabo la reunión. Hoy en día hay más personas que trabajan desde oficinas remotas y ubicaciones satelitales, y que pueden hacer que la celebración de una reunión más difícil. Usted puede reducir el estrés reunión a distancia por tener un plan de reunión eficaz en su lugar.
Haga circular una agenda de reuniones al menos una semana antes de la reunión a todos los participantes. Deje que los participantes sepan que tienen que presentar algún problema con el programa a usted por escrito al menos tres días antes de la reunión para que los temas pueden ser discutidos antes de la reunión que tendrá lugar. Una vez que comience la reunión, el orden del día se convierte en la hoja de ruta para una reunión a distancia efectiva.
Enviar los formularios y la información que los participantes tendrán que participar en la reunión al menos una semana antes de la reunión que tendrá lugar. En algunos casos, una reunión a distancia puede costar dinero a la espera, y la pérdida de tiempo mirando por encima de los documentos que podrían haber sido examinados antes del comienzo de la reunión se pierde dinero.
Sólo permiten que la gente que tiene la palabra para hablar. El presidente de la reunión persona te dirá el nombre y que es la persona que tiene la palabra. Dado que puede haber problemas con retardo de sonido y retardo de vídeo en reuniones a distancia, es fundamental para mantener la cortesía profesional y para no gritar durante la reunión. Desarrollar una palabra clave que la gente puede decir que les gustaría el suelo, y silenciar a cualquier participante que no pueden seguir las reglas.
Abordar un tema a la vez, y pedir a todos los participantes ya los que consideren que el tema ha sido abordado antes de la reunión sigue adelante. En algunos casos, una reunión a distancia puede que tenga que ocurrir sin que los participantes la posibilidad de vernos, por eso es necesario un consenso total de que un problema se hace antes de la reunión se puede avanzar.
Revise toda la información que se presentó en la reunión previa a la convocatoria a su fin. Permitir una sesión de preguntas y respuestas sólo al final de la reunión. Una vez más, una reunión a distancia puede costar dinero para mantener, por lo que una pregunta organizada y respuestas al final de la reunión es más eficiente que las preguntas al azar pidieron durante toda la reunión.
Consejos y advertencias
Mantenga la breve reunión y ofrecen uno-a-uno conversaciones telefónicas para las personas que quieren discutir temas particulares con más detalle.
La presidenta de la reunión debe mantener el orden durante la reunión se desarrolle sin problemas. Porque puede que no haya contacto con los ojos o la capacidad de leer el lenguaje corporal durante una reunión a distancia, respetando la autoridad de la presidenta es fundamental para el éxito de la reunión. Esté preparado para silenciar a nadie de la reunión que no está permitiendo que la persona silla para hacer su trabajo.
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